冻结分公司合同管理办法

（暂行）

为了加强分公司的合同管理，进一步规范分公司的正常运营，掌握合同执行过程的进展情况、财务情况和存在的问题，便于及时处理合同执行过程中发生的事件或对有关计划进行调整，特制定本管理办法。

１、合同备案

在新合同办理签订时，应根据北京中煤《合同管理办法》规定的要求办理审批手续。合同分为“承包合同”、“外拨合同”、“其他合同”三大类，为了便于管理分公司经办人在合同审批完成后，属于“承包合同”的留合同复印件或原件在合同管理员处备案；属于“外拨合同”的留合同复印件或原件、合格供应商名单及合格分包商名单备案；“其他合同”同上（技术服务合同等）。此外，应尽可能详细的留存顾客的联系资料和业务范围。

2、合同跟踪

每月25日—次月5日之间各项目负责人将上月项目部合同执行情况报于合同管理员处，分公司合同执行情况由合同管理员上报分公司经理，主要内容包括合同完成的进度、本月付款情况等（详见合同跟踪表及合同执行情况表）。

3、合同变更

如有发生合同变更事项，待变更事项结束后及时汇报分公司合同管理员处备案。

4、合同决算

1）某项合同执行完成后各项目负责人应及时办理合同决算书，决算书需对本合同的合同额、工作完成量、预付款情况、应付款及发票事宜做具体详细的说明，待负责人签字确认无误后双方加盖单位公章，决算书完成后应留分公司合同管理员和公司市场部备案。

2）对于无合同的材料供应，各经办人在报销时应附有材料明细单和发票，材料明细中如有低值易耗品或周转材料登应办理相关手续在市场部设备管理处上帐后可与报销。（注：设备、低值易耗品应单独开据发票，不可与其他材料开据一张发票）