冻结分公司财务统计管理办法

　　　　　　 　　（暂行）

一、票据的管理
1、各经办人应及时填报票据，确保财务的及时性。
2、经办人在获取发票时应确保票据的真实性，如发现票据为虚假发票，由经办人负责更换。
3、票据粘贴时应根据北京中煤财务部成本费用汇总表上的科目类别分类粘贴，并汇总到成本费用汇总表上。
4、火车票超标、机票、餐费须由公司总经理另行审批。
5、每次办理预付款时，供方没有开据发票（在财务无挂帐）的按财务制度应开据资金往来发票或收据。
二、现阶段财务报销审批程序：

1、北京中煤签批程序：

经办人-→冻结分公司财务→分公司经理-→陈总（经营）→周总（万元以上）
经办人-→冻结分公司财务→分公司经理-→郑总（科研）→周总（万元以上）
经办人-→冻结分公司财务→分公司经理-→李总（设备）→周总（万元以上）
（注：由监理所帐上报销的票据统一由张云利签批；张云利出差时由李长忠签批,张云利报销时由李长忠签批。）

2、股份公司项目签批程序：

赵官项目：项目经理（王建平）→分公司经理→陈总（万元以内）→周总（10万以内）→股份公司领导（10万以上）
霍尔辛赫项目：项目经理（赵根全）→分公司经理→陈总（万元以内）→周总→股份公司领导（10万以上）
三、分公司报销管理程序：

1、分公司人员差旅费等报销时，统一填写分公司报销登记表格（分别附EXCEL表格），在报销之前用QQ传送至57434534或发电子邮件到sunjia817@163.com，并把填写好的单据在分公司财务统计进行初审登账，签章确认后再由本人负责以下的签批手续（按照第二条北京中煤签批程序执行）。

2、通过支票支付的款项，发票报销时应个人报销单据银行账单据。并在每次报销前以QQ方式或发送电子邮件传送至分公司财务统计员登账。
四、设备的购置：
购置新设备时，应先填写“设备添置、更新申请单”，审批后待发票报销时先在分公司财务统计处登记并由分公司经理审批，待审批手续完成后连同设备验收记录及相关资料在生产管理中心魏兰珍处办理设备入帐手续，并在分公司设备管理员李嘉玲处登记台账，最后送财务办理报销。
五、财务核算规定
各项目负责人应督促本项目预算统计人员于每月25—次月5日前填报本项目合同跟踪情况、成本费用表、以及当月工程进度表（附合同跟踪、成本费用、工程进度空白表）。若由于分包方或其他原因导致各项指标不能按时填报的，应由相关负责人统计本月的大约数，待审批结束后更改为最新数据。各项目的预算统计员或项目经营副经理为本规定的直接责任人，对所上报数据负责，在业务上接受分公司财务统计的管理。
六、支票的领用
1、 分公司人员需用支票时，由经办人办理签批手续，之后统一由分公司财务统计员从财务部领取，再交具体经办人领用。

1. 经办人领用支票后，统一填写转帐支票和现金支票领用登记表（附表）。
2. 外单位人员领款时统一填写外单位人员支票领用登记表，签字确认后方可领用，否则不予办理。

七、外拨款办理
所有属于外拨合同的应付款、预付款事项，由经办人办理好外拨款签批手续后由冻结分公司财务统计员办理与财务相关付款事宜，拨款凭据可由经办人复印确认。（注：已完工程的应付款应先由经办人填写应付款申请单，并经财务查账确认有此笔款项后办理以下付款事宜）。
八、发票的开据

1. 对于零星支出购买的办公用品、劳保品、餐费等按照公司财务以前的制度执行。
2. 购买万元以上设备设备、材料（钢管、塑料管等）应签订相应的销售合同，在付款之前应由经办人督促对方单位开据正式发票的。根据对方单位的具体情况，无法一次性开据正式发票的，应在每次付款时开据对方单位的资金往来发票或收据，并加盖财务专用章方可办理外拨款手续。整笔款项的发票应在最后一笔款项结清前开据，并作出结算单（材料）。